Oblíbené články

Vytváření  10  návyků

Začni a půl je hotovo

Zjednodušujte, zjednodušujte,   zjednodušujte

 

Pátý návyk – Jednoduchý systém

Jsme uprostřed našeho snažení maximálně si zjednodušit náš život :-). Jakpak se Vám až doposud vedlo? Zvládli jste jednotlivé kroky? A vnímáte nyní již určitou úlevu v každodenní organizaci vašich povinností? Věřím, že určitě ano :-)

 

 Dnešní návyk:

Najděte si ten nejjednodušší systém, který rychle a přehledně ohlídá všechny    vaše úkoly a povinnosti.

Jak postupovat:

Nastavení - jednoduchý systém je složený z inboxů, kalendáře, vašich seznamů a archivů.

Nástroje : je důležité používat velmi jednoduché nástroje tak, aby systém na vás nekladl velké nároky na údržbu.

Použití : konečně nejdůležitější věc je, že systém budete opravdu používat a zvyknete si na jeho denní kontrolu. 

 

Jak si tento návyk „osvojit“ :

  1. NASTAVENÍ: je důležité si uvědomit, kolik seznamů na své úkoly potřebuji.  To znamená například: "seznam pro vše pracovní", “osobní” - všechny osobní úkoly,  "pochůzky a telefony” - jednoduchý seznam pochůzek k vyřízení a vyřízení telefonů, "seznam čeká na” - velmi důležitý seznam všeho, kde na něco čekáte, a možná poslední "seznam někdy/možná” - seznam věcí, které by jste jednou chtěli udělat.

Mějte zde na paměti, že u seznamu “práce” a “osobní" si můžete zadávat a vybírat svéNejdůležitější Úkoly Dne.

 

  1. NÁSTROJE: pamatujte si, že nejjednodušší pomůcky bývají nejlepší!! Co skutečně potřebujeme, jsou SEZNAMY. Byla by škoda skončit u vytváření složitých nástrojů a systémů, které budeme každých 14 dní měnit a upravovat. 

Pokud máte rádi jednoduchost bez elektroniky, tak nám k tomu úplně postačí nástěnka rozdělená na několik základních sloupců. Pokud máte rádi elektroniku, tak na internetu najdete určitě spoustu jednoduchých nástrojů a aplikací - GTD Simple (pro Android), Moleskine (pro iPhony), To do list,  Google Calendar  a nebo úplně obyčejný papírový kalendář. Volte to, co je pro vás skutečně nejjednodušší!

 

  1. POUŽITÍ: další částí tohoto návyku, a dokonce tou nejdůležitější, je každodenní kontrola vašich seznamů !!

Doporučuji začlenit kontrolu do Vaší denní rutiny a kontrolovat seznamy ráno a večer - samozřejmě kromě telefonátů či pochůzek, které musíte prohlížet dle potřeby. 

 

Toto není tak těžký návyk, ale je jeden z těch, kterým musíme skutečně věnovat zvláštní pozornost a vydržet 30 dní, než si ho osvojíme.

 

Jakmile z denní kontroly našich seznamů uděláme běžnou součást denního programu, stane se váš život přehlednější a vy budete rozhodně produktivnější.

Studio H

Vytváření  10  návyků

Mluvením   nic  neuvaříš

 

Čtvrtý návyk – Vykonání

Před sebou máte seznam úkolů a den začíná!!

Takže, co máte dnes v plánu?

 

Dnešní návyk: Dělejte v danou chvíli vždy jen jednu věc! Nenechte se vyrušovat.

 

Jak postupovat:

Toto je velmi důležitý návyk. Vyberte si úkol, na kterém chcete pracovat a  soustřeďte se něj a nenechte se ničím ani nikým vyrušovat.

Odstraňte všechny rušivé vlivy, vypněte a nebo nereagujte na příchozí maily, vypněte si pro daný čas klidně i svůj mobil.

Pokud vás něco vyruší, udělejte si poznámku, zapište si požadavek do notýsku a vraťte se ke svému úkolu.

Pokud se jedná o náročnější úkol, klidně si nastavte čas, po který se mu chcete věnovat.

 

 Jak si tento návyk „osvojit“ :

  1. Vyberte si úkol na kterém chcete pracovat. Pamatujte si, že klíčem k naší práci je SOUSTŘEDĚNÍ SE NA JEDEN JEDINÝ ÚKOL V JEDNOM OKAMŽIKU! Rozhodněte se, že na něm budete pracovat, dokud úkol nedokončíte, a nebo si pro daný úkol stavte čas, který tomu chcete momentálně věnovat. 

Vykonávání úkolu je nejdůležitější krok! Děláte-li cokoli jiného než úkol ze seznamu, jste možná vytíženi, ale nepracujete!

  1. Vytvořte si bezpečnou zónu. Než začnete na svém úkolu pracovat, odstraňte všechny rušivé vlivy. Ukliďte si stůl, uvařte si kávu a zavřete všechny záložky na počítači, které k danému úkolu nepotřebujete. Odstraňte vše, co by vás mohlo rozptylovat.

 

  1. Po vymezenou dobu se plně soustřeďte. Snažte se v danou chvíli maximálně soustředit na daný úkol. Pokud vám vyhovuje si předem stanovit určitý čas, který chcete úkolu věnovat, tak si ho nastavte. 

 

  1. Vyrušení. Ne vždy lze vypnout mobil a nebo být naprosto „nepřítomen“. V takovém případě, pokud vás cokoliv vyruší, zapište si rychle příchozí požadavek do notýsku, nebo zařaďte příchozí dokument do patřičného inboxu a rychle se vraťte zpátky ke svému úkolu. Nezkoušejte souběžně zpracovávat více úkolů. 

 

  1. Pokud cítíte nutkavou potřebu zkontrolovat sms zprávy nebo mail a nebo vůbec přejít k jinému úkolu – ZASTAVTE SE! Zhluboka se prodýchejte, napijte se vody a vraťte se k rozdělané práci. 

 

  1. Naléhavé záležitosti. Občas je vyrušení tak naléhavé, že prostě nepočká. V takovém případě se pokuste udělat si poznámky o tom, kde se v daném úkolu právě nacházíte a zaznamenejte si nejdůležitější myšlenky k danému úkolu. Celé si to přesuňte do tzv. Akční složky.  A až se opět vrátíte k přerušenému úkolu, vytáhněte ho z akční složky a navažte, kde jste přestali. 

 

  1. Hotovo. Jakmile jste hotovi – pogratulujte si! Jste skvělí, zvládli jste to. Odměňte se krátkou sprškou mailů, sms zpráv, anebo si zaserfujte na svých oblíbených stránkách, ale omezte tuto kratochvíli max. na 10 minut!  I tento čas si klidně naplánujte a časově omezte, sami víte, jak je velmi snadné bloudit po síti celé hodiny. 

 

A co dělat, když se nám pracovat nechce ?

 

KOUSKUJTE – rozložte si daný úkol na několik etap, na menší objem práce. 

 

ZAČNĚTE – řekněte si, že jediné, co musíte udělat, je prostě začít!!  A pokud jste zvládli předcházející tři kroky, tak v tuto chvíli to pro vás nebude již tak velký problém.

 

ODLOŽTE ODMĚNU – pokud je pro vás kontrola mailů, sms či jiné činnosti odměnou, tak ji odložte, dokud nezvládnete alespoň část svého denního úkolu. Zkuste si říci, že  si svoji odměnu vyberete, až odpracujete alespoň 15-20 minut na svém úkolu.

 

PŘESTAŇTE HLEDAT NEGATIVA - Je možné, že vás odradí obtížnost úkolu, možná uvidíte jen samé překážky stojící vám v cestě. V takové situaci se zkuste naopak zaměřit na ty lepší stránky věci, jako je příležitost se učit, zlepšit se, vydělat si více peněz apod.

 

JAKMILE SE JEDNOU ROZEBĚHNETE, JE SNADNÉ BĚŽET DÁL. JEDINÉ, CO MUSÍTE UDĚLAT, JE ZAČÍT.

I na tento úkol si nechte celý měsíc! :) 

 

 

Studio H

Další krok "JAK NEPROKRASTINOVAT" je tu! 🌷
3/10, nezapomeňte, že na každý jeden krok si nechte jeden celý měsíc! :)

Buďte každý den aspoň chvíli sami.

3. NÁVYK - PLÁNOVÁNÍ

Před sebou máte seznam úkolů a den začíná!
Takže... Co máte dnes v plánu?

Dnešní návyk: Stanovte Nejdůležitější Úkoly (NÚ) týdne a dne.

Jak postupovat:
1. Každý TÝDEN si vypište nejdůležitější úkoly (NÚ) týdne – tzv. „velké kameny“, které v daném TÝDNU chcete zvládnout.

2. Každý DEN si vypište NÚ dne a snažte se úkol(y) udělat nejlépe dopoledne.

Jak si tento návyk „osvojit“ :

VELKÉ KAMENY: Začátkem každého týdne, nebo již v neděli večer (záleží na Vás) si sedněte a prohlédněte si svůj seznam úkolů. Co byste tento týden chtěli zvládnout? To jsou vaše velké kameny. 
NÚ by jste měli zařadit do seznamu na první místo a nechat „štěrk“ a menší kameny zapadnout do skulin, které mezi nimi vzniknou. 
Při opačném postupu malé kameny a štěrk vyplní celý den a nenechají místo pro velké kameny. Pokuste se alespoň z počátku udržet počet velkých kamenů na čtyřech až šesti závazcích týdně. Později, až získáte schopnost lépe odhadnout své možnosti, můžete si jich naložit více.
Nezapomeňte zařadit do svého plánu aspoň pár úkolů, které směřují k naplnění vašich ročních cílů.
Plánujte! Nyní vezměte tyto velké kameny a umístěte je do týdenního plánu, tak, aby vás nezavalily. Plánujte je v jednohodinových až dvouhodinových blocích, pokud možno hned zrána. Jakmile se zbavíte nejdůležitějších úkolů, můžete plánovat další práci do volných chvil kolem nich – ty velké ale zůstávají.

NÚ: Každé ráno se rozhodněte, které jsou vaše nejdůležitější úkoly daného dne. Pravděpodobně to budou již naplánované Velké Kameny (VK), ale během týdne může dojít ke změně. Zvolte přibližně tři NÚ pro daný den – mezi nimi například jeden VK a tři jiné důležité úkoly. V rámci denního programu pro ně vyhraďte čas co nejvíce zrána, protože během dne se určitě objeví nové pracovní požadavky a úkoly a už byste se k nim nemuseli dostat. 

Dokončujte. A to je ta nejdůležitější část metody: DOKONČENÍ!
První věc, kterou ráno dokončíte, a to ještě před čtením mailu, musí být váš první NÚ. Odstraňte všechny rušivé vlivy a soustřeďte se jen na tento úkol, dokud ho neuděláte. Jakmile jste s ním hotovi, odměňte se... A neváhejte hned pokračovat dalším úkolem. 

Podívejte se do zpětného zrcátka a řekněte „ach!“. Až dokončíte své NÚ, budete se cítit skvěle. Nezapomeňte se ohlédnout za tím, co všechno jste zvládli, a poplácejte se za to po ramenou – anebo si dejte další odměnu.

Uchopte svůj den pevně do svých rukou a zabraňte tomu, aby byl ovládán potřebami a prioritami druhých!

Studio H

Vytváření  10  návyků

Začni a půl je hotovo

 

Druhý návyk – Třídění

Jakmile si jednou osvojíte návyk sbírání věcí do několika málo inboxů a zvyknete si na trvalé nošení malého notýsku, vyvstane otázka: „co dělat se vším tím nashromážděným materiálem?“

Prostě budeme třídit položku po položce a pomocí rychlých rozhodnutí nad každou z nich dosáhnete úplného vyčištění všech inboxů a zpracováním všech poznámek.

Vyprázdníte je!

Nahromadění mnoha záznamů vede k odkládání rozhodnutí. Roztřiďte své inboxy nejméně jednou denně, a pokud je to třeba, tak i častěji. Když třídíte, postupujte položku po položce a rychle rozhodněte, zda ji uděláte hned – pokud to potrvá do dvou minut, nebo ji vyhodíte, delegujete ji, založíte ji, nebo ji dáte do seznamu úkolů, případně zapíšete do kalendáře na později.

 

Jak postupovat:

  • Zařiďte si pouze jediné místo, kam budou spadat všechny dopisy, papíry z práce, ze školy, telefonní poznámky, výjezdy z tiskárny, tabulky,…

 

  • Inboxy kontrolujte a třiďte JEDNOU DENNĚ. Některé inboxy budete potřebovat prohlížet častěji, ale nesmíte tak činit trvale a obsesivně. Pak jen plýtváte časem a snižujete svou výkonnost v běžném životě.  Pamatujte si, že hromádky jsou vaším nepřítelem.

 

Jak zpracovávat inbox:

  1. Posupujte shora dolů. Dělejte rychlá a okamžitá rozhodnutí. Začněte první položkou v inboxu a rozhodněte! Nepřeskakujte a nevracejte položky zpět „pro pozdější rozhodnutí“.

 

  1. Vyhazujte.  Pokud to nepotřebujete, vymažte to. Nechť je mazání vaší první volbou.

 

  1. Deleguje. Jste tím nejkompetentnějším člověkem, který by danou práci měl vykonat? Pokud ne, předejte ji někomu jinému a shoďte ze svého stolu.

 

  1. Udělejte to hned.  Pokud danou práci zvládnete udělat do dvou minut, tak ji udělejte – na místo přidání do seznamu úkolů.

 

  1. Odložte na později.  Pokud jde o práci na více než dvě minuty, přidejte ji do seznamu k pozdějšímu vykonání.

 

  1. Založte to. Jde-li o informaci, který by se mohla hodit později, okamžitě ji archivujte. Nepoužívejte složky typu „různé“ nebo „k pozdější archivaci“ – to je jen odkládání rozhodnutí. Nevytvářejte hromádky – prostě informaci hned založte, kam patří a kde ji pak najdete.

 

  1. Na závěr nikdy nesmí v inboxu zůstat jediná položka. Vše smažte, vyhoďte či založte. Projděte prostě vše, dokud nebude inbox prázdný. 

 

  1. Opakujte postup a udržujte své inboxy prázdné.  Pokud jste už snížili počet svých inboxů, nemělo by to být tak těžké. Oslavte vyprázdnění každého z nich, je o báječný pocit!    Pamatujte: nekontrolujte je nepřetržitě během dne – a na zpracování si vyhraďte svůj čas – a v žádném případě si nezapínejte na svém pc upozornění na příchozí zprávy!

 

Udržujeme trvale čistý stůl

 

Studio H

Jen láska dokáže sjednotit lidské bytosti tak, aby došly zavšení a naplnění,neboť právě ona je ovládne a navzájem spojí tím, co se v nich samotných nachází nejhlouběji.

Studio H

Na štěstí je legrační jedna věc. Je prosté! 
Někdy se cítím šťastná, protože světlo tak zvláštně svítí na všechny věci...
Nebo z nějakého krásně nedospělého důvodu zjistím, že běžím do kuchyně, abych nám udělala kakao...
Jediné, co se po nás chce - uvědomit si ten pocit lehké radosti.

Studio H

Kavkazská ulice 1372/3B
Praha 10 - Vršovice

Tel.: +420 603 772 162

E-mail: studioh@studioh.cz

Studio H na Facebooku

Back to top button