Vytváření 10 návyků - část 2/10
Začni a půl je hotovo! Tuto větu si budeme opakovat často :)
DRUHÝ NÁVYK - TŘÍDĚNÍ
Jakmile si jednou osvojíte návyk sbírání věcí do několika málo inboxů a zvyknete si na trvalé nošení malého notýsku, vyvstane otázka: „Co dělat se vším tím nashromážděným materiálem?“
Prostě budeme třídit položku po položce a pomocí rychlých rozhodnutí nad každou z nich dosáhnete úplného vyčištění všech inboxů a zpracováním všech poznámek.
Vyprázdníte je!
Nahromadění mnoha záznamů vede k odkládání rozhodnutí. Roztřiďte své inboxy nejméně jednou denně, a pokud je to třeba, tak i častěji. Když třídíte, postupujte položku po položce a rychle rozhodněte, zda ji uděláte hned – pokud to potrvá do dvou minut, nebo ji vyhodíte, delegujete ji, založíte ji, nebo ji dáte do seznamu úkolů, případně zapíšete do kalendáře na později.
Jak postupovat:
- Zařiďte si pouze jediné místo, kam budou spadat všechny dopisy, papíry z práce, ze školy, telefonní poznámky, výjezdy z tiskárny, tabulky,…
- Inboxy kontrolujte a třiďte JEDNOU DENNĚ. Některé inboxy budete potřebovat prohlížet častěji, ale nesmíte tak činit trvale a obsesivně. Pak jen plýtváte časem a snižujete svou výkonnost v běžném životě. Pamatujte si, že hromádky jsou vaším nepřítelem.
Jak zpracovávat inbox:
- Posupujte shora dolů. Dělejte rychlá a okamžitá rozhodnutí. Začněte první položkou v inboxu a rozhodněte! Nepřeskakujte a nevracejte položky zpět „pro pozdější rozhodnutí“.
- Vyhazujte. Pokud to nepotřebujete, vymažte to. Nechť je mazání vaší první volbou.
- Deleguje. Jste tím nejkompetentnějším člověkem, který by danou práci měl vykonat? Pokud ne, předejte ji někomu jinému a shoďte ze svého stolu.
- Udělejte to hned. Pokud danou práci zvládnete udělat do dvou minut, tak ji udělejte – na místo přidání do seznamu úkolů.
- Odložte na později. Pokud jde o práci na více než dvě minuty, přidejte ji do seznamu k pozdějšímu vykonání.
- Založte to. Jde-li o informaci, který by se mohla hodit později, okamžitě ji archivujte. Nepoužívejte složky typu „různé“ nebo „k pozdější archivaci“ – to je jen odkládání rozhodnutí. Nevytvářejte hromádky – prostě informaci hned založte, kam patří a kde ji pak najdete.
- Na závěr nikdy nesmí v inboxu zůstat jediná položka. Vše smažte, vyhoďte či založte. Projděte prostě vše, dokud nebude inbox prázdný.
- Opakujte postup a udržujte své inboxy prázdné. Pokud jste už snížili počet svých inboxů, nemělo by to být tak těžké. Oslavte vyprázdnění každého z nich, je o báječný pocit! Pamatujte: nekontrolujte je nepřetržitě během dne – a na zpracování si vyhraďte svůj čas – a v žádném případě si nezapínejte na svém pc upozornění na příchozí zprávy!
Udržujeme trvale čistý stůl
